Audit des coûts · Distributions Vallon inc.
13 842,20 $ payés en trop, retrouvés dans 126 factures.
Distributions Vallon est un grossiste alimentaire fictif de Lévis (28 employés). Nexia a analysé ses factures et relevés des 18 derniers mois : transport, télécom, terminaux de paiement, électricité, banque et abonnements.
13 anomalies. 6 fournisseurs. 18 mois.
Chaque anomalie est pointée directement sur la facture où Nexia l'a trouvée, avec le montant en jeu et l'action à prendre.
de trop-payé sur 18 mois.
prouvés par un contrat ou une pièce.
par année, une fois corrigé.
factures et relevés analysés.
Méthode
Comment l'audit a été fait.
Aucun accès aux comptes de l'entreprise : seulement les documents qu'elle a transmis.
Collecte.
Factures et relevés en PDF, contrats des fournisseurs, liste des départs d'employés, bail de l'ancien entrepôt.
Lecture par Nexia.
Chaque ligne de chaque facture est extraite et classée : fournisseur, service, taux, quantité, montant.
Comparaison.
Chaque ligne est confrontée au contrat, aux tarifs publiés, à l'historique et aux documents internes.
Validation humaine.
Chaque anomalie est revérifiée avant d'être réclamée au fournisseur, pièces justificatives à l'appui.
Exemple entièrement fictif : l'entreprise, les fournisseurs, les numéros de téléphone, les factures et les montants sont inventés pour illustrer le format du rapport. Toute ressemblance avec une entreprise réelle serait fortuite. Montants des constats avant taxes.
Transport
Messagerie Borélia Express
| Expéditions du mois — tarif contractuel (143 envois) | 3 212,40 $ |
| 1Surcharge carburant — 24,5 % | 787,04 $ |
| 2Livraison résidentielle — 12 envois × 6,25 $ | 75,00 $ |
| 3Envoi n° de suivi BX-88213470 (Lévis → Rimouski) | 46,50 $ |
| Ramassage sur appel — 2 × 9,50 $ | 19,00 $ |
| Sous-total | 4 139,94 $ |
| TPS (5 %) | 207,00 $ |
| TVQ (9,975 %) | 412,96 $ |
| Total | 4 759,90 $ |
Surcharge carburant au-dessus du plafond prévu au contrat
Le contrat de transport (annexe B) plafonne la surcharge carburant à 18 %. À 18 %, cette ligne serait de 578,23 $ : 208,81 $ de trop ce mois-ci. Le même écart revient sur les 18 factures (environ 6,5 points sur une base moyenne de 3 150 $ par mois).
Supplément résidentiel appliqué à des adresses commerciales
Les 12 adresses de livraison sont des restaurants et des épiceries, donc des adresses commerciales. Le supplément résidentiel ne s'applique pas. 216 envois touchés sur la période.
Envois facturés deux fois
Ce numéro de suivi a déjà été facturé le 31 mars 2026 (facture MBX-2026-03977). Nexia a trouvé 9 doublons de ce type sur la période.
Télécommunications
Télécom Norvalis
| 4Internet Affaires — forfait 1 Gbit/s | 189,00 $ |
| 5Ligne mobile 418 555-0142 | 62,00 $ |
| 5Ligne mobile 418 555-0157 | 62,00 $ |
| 5Ligne mobile 418 555-0163 | 62,00 $ |
| Lignes mobiles actives — 8 × 62,00 $ | 496,00 $ |
| Téléphonie IP — 4 postes | 96,00 $ |
| Sous-total | 967,00 $ |
| TPS (5 %) | 48,35 $ |
| TVQ (9,975 %) | 96,46 $ |
| Total | 1 111,81 $ |
Forfait Internet changé sans demande écrite
Le contrat signé prévoit Internet 250 Mbit/s à 129 $ par mois. Le forfait est passé à 1 Gbit/s en novembre 2025 sans demande écrite de l'entreprise : 60 $ de plus par mois depuis 10 mois.
Lignes mobiles d'employés partis, toujours actives
Ces 3 numéros appartenaient à des employés partis en juin 2025, en septembre 2025 et en janvier 2026 (liste des départs fournie par l'entreprise). Aucun appel ni aucune donnée depuis leur départ : 32 mois de ligne payés pour rien.
Terminaux de paiement
Paiements Quartzia
| Frais d'interchange (coût des réseaux de cartes) | 636,43 $ |
| 8Frais du processeur — 0,68 % du volume | 284,72 $ |
| Location terminal T-01 | 29,00 $ |
| Location terminal T-02 | 29,00 $ |
| 7Location terminal T-03 | 29,00 $ |
| 6Frais de non-conformité PCI | 39,95 $ |
| Frais de relevé | 7,50 $ |
| Total | 1 055,60 $ |
Frais prélevés directement au compte. Extrait simplifié.
Frais de non-conformité PCI malgré l'attestation remplie
L'attestation annuelle de conformité PCI (sécurité des données de cartes) a été remplie en mars 2025, confirmation à l'appui. Ces frais de pénalité sont pourtant facturés chaque mois depuis 18 mois.
Location d'un terminal déjà retourné
Le terminal T-03 a été retourné en avril 2025 (bon de retour conservé). Sa location est facturée depuis 16 mois.
Marge du processeur plus élevée que le taux du contrat
Le contrat prévoit une marge de 0,35 % au-dessus du coût d'interchange. Elle est facturée à 0,68 % : 138,17 $ de trop ce mois-ci, environ 138,60 $ par mois en moyenne sur la période.
Électricité
Distributeur d'électricité
| 9Frais fixes d'abonnement | 44,10 $ |
| 9Énergie consommée — 412 kWh | 43,30 $ |
| Sous-total | 87,40 $ |
| TPS (5 %) | 4,37 $ |
| TVQ (9,975 %) | 8,72 $ |
| Total | 100,49 $ |
Électricité d'un entrepôt quitté en février 2025
Cette adresse est l'ancien entrepôt, dont le bail a pris fin le 28 février 2025. Le compte est resté au nom de Distributions Vallon, alors que la consommation montre que quelqu'un utilise encore l'électricité, probablement le nouvel occupant. 18 mois facturés, 87,40 $ par mois en moyenne.
Frais bancaires
Banque Estuaire
| 10Transactions au compte — 193 × 1,35 $ | 260,55 $ |
| Frais de tenue de compte | 12,00 $ |
| Total | 272,55 $ |
Transactions payées à l'unité au lieu d'un forfait
Environ 190 transactions par mois, payées à l'unité. La même banque offre un forfait affaires à 95 $ par mois qui inclut 250 transactions : environ 161,50 $ de trop chaque mois. Ce n'est pas une erreur de facturation, donc rien à rembourser, mais c'est une économie immédiate.
Abonnements logiciels
Carte de crédit d'entreprise
| 11Logiciel de paie — ancien fournisseur | 79,00 $ |
| Logiciel de paie — fournisseur actuel | 92,00 $ |
| 12Gestion des stocks — 9 licences × 45 $ | 405,00 $ |
| 13Outil de sondage client | 29,00 $ |
| Hébergement du site web | 24,00 $ |
| Total | 629,00 $ |
Ancien logiciel de paie toujours prélevé
L'entreprise a changé de logiciel de paie en janvier 2026, mais l'ancien abonnement est toujours prélevé : 7 mois payés en double.
Licences de gestion des stocks en trop
9 licences sont payées, mais seulement 6 personnes se sont connectées au logiciel depuis un an.
Outil de sondage client inutilisé
Aucune connexion à cet outil depuis mars 2025.
Récapitulatif
Les 13 anomalies, en un coup d'œil.
« À négocier » veut dire que l'erreur est réelle, mais que le remboursement du passé dépend de la politique du fournisseur.
| # | Anomalie | Récupérable | Économie par an | Statut |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Surcharge carburant au-dessus du plafond prévu au contrat | 3 685,50 $ | 2 457,00 $ | Confiance élevée |
| 2 | Supplément résidentiel appliqué à des adresses commerciales | 1 350,00 $ | 900,00 $ | Confiance élevée |
| 3 | Envois facturés deux fois | 418,60 $ | — | Confiance élevée |
| 4 | Forfait Internet changé sans demande écrite | 600,00 $ | 720,00 $ | Confiance élevée |
| 5 | Lignes mobiles d'employés partis, toujours actives | 1 984,00 $ | 2 232,00 $ | À négocier |
| 6 | Frais de non-conformité PCI malgré l'attestation remplie | 719,10 $ | 479,40 $ | Confiance élevée |
| 7 | Location d'un terminal déjà retourné | 464,00 $ | 348,00 $ | Confiance élevée |
| 8 | Marge du processeur plus élevée que le taux du contrat | 2 494,80 $ | 1 663,20 $ | À négocier |
| 9 | Électricité d'un entrepôt quitté en février 2025 | 1 573,20 $ | 1 048,80 $ | À négocier |
| 10 | Transactions payées à l'unité au lieu d'un forfait | — | 1 938,00 $ | Confiance élevée |
| 11 | Ancien logiciel de paie toujours prélevé | 553,00 $ | 948,00 $ | À négocier |
| 12 | Licences de gestion des stocks en trop | — | 1 620,00 $ | Confiance élevée |
| 13 | Outil de sondage client inutilisé | — | 348,00 $ | Confiance élevée |
| Total | 13 842,20 $ | 14 702,40 $ |
Honoraires
Rien à payer d'avance.
Nexia est payée seulement sur l'argent réellement remboursé par les fournisseurs. Si un fournisseur refuse, Nexia ne touche rien sur ce montant.
Calcul si les 13 842,20 $ sont entièrement remboursés. Taux de 40 % utilisé pour l'exemple (entre 30 et 50 % selon le dossier). Les économies futures de 14 702,40 $ par année s'ajoutent dès que les corrections sont faites.
Et chez vous ?
Combien payez-vous en trop ?
Envoyez-nous vos factures des 12 à 24 derniers mois. Si l'audit ne trouve rien, vous ne payez rien.
Exemple d'audit produit par Nexia Automatisation pour une entreprise fictive. Un audit réel repose uniquement sur les documents fournis par le client, et chaque réclamation est validée avant d'être envoyée au fournisseur.