Exemple de soumission · Entretien ménager
Une municipalité publie un appel d'offres de 180 000 $ par année pour l'entretien de trois édifices. Voici un extrait de la soumission que Nexia aurait rédigée pour Nettoyage ProPlus, une PME de 8 employés.
L'entretien de l'hôtel de ville, de la bibliothèque et du centre communautaire. Le genre de contrat qu'une PME de 8 employés laisse souvent passer, faute de temps.
par année, pour trois édifices municipaux.
d'exigences techniques et administratives.
à entretenir chaque jour, hors des heures d'ouverture.
Temps de rédaction
Extrait de la soumission
Quatre sections tirées du document complet, chacune écrite pour une exigence précise plutôt que copiée d'un gabarit.
Exemple illustratif : l'entreprise, la municipalité, le contrat et tous les détails ci-dessous sont fictifs. Une vraie soumission est rédigée à partir du cahier des charges réel du client, jamais d'un gabarit générique.
Nettoyage ProPlus comprend que le contrat couvre l'entretien ménager quotidien de trois édifices municipaux (l'hôtel de ville, la bibliothèque et le centre communautaire), totalisant environ 4 200 m², avec un nettoyage en profondeur mensuel et un protocole renforcé pour les aires publiques à fort achalandage. Le contrat exige une équipe capable d'intervenir en dehors des heures d'ouverture, sans perturber les activités municipales.
Une équipe dédiée est assignée par édifice, avec un horaire fixe en dehors des heures d'ouverture (17 h – 20 h en semaine). Un protocole de contrôle qualité par liste de vérification est appliqué après chaque intervention, avec rapport photo mensuel remis au responsable municipal.
Un superviseur de chantier (9 ans d'expérience en entretien d'immeubles institutionnels) encadre quatre préposés à l'entretien, tous formés SIMDUT pour la manipulation sécuritaire des produits. L'entreprise détient une assurance responsabilité civile de 2 000 000 $ et une attestation CNESST à jour, jointes en annexe.
Entretien de deux édifices pour une commission scolaire de la région (contrat de 95 000 $ par année, 2022–2025) et entretien d'un centre sportif municipal voisin (contrat de 60 000 $ par année, depuis 2021). Deux références vérifiables jointes, avec les coordonnées des responsables.
Conformité
Un cahier des charges rejette automatiquement une soumission qui oublie une seule exigence obligatoire, peu importe le prix. Chaque case a été vérifiée avant l'envoi.
Ce que Nexia a changé
Le premier jet du propriétaire ne mentionnait aucun plan de contingence en cas d'absence de personnel, une exigence obligatoire. L'oublier aurait rendu la soumission non conforme, donc rejetée avant même l'analyse du prix. Nexia l'a repéré et rédigé avant l'envoi.
Ceci n'est qu'un extrait : une soumission réelle répond à chaque exigence, section par section, souvent sur 20 à 60 pages. Le principe reste le même dans tous les secteurs : bien comprendre le cahier des charges, structurer la réponse, et ne rien oublier d'obligatoire.
Passer à l'action
Un premier échange de 20 minutes suffit pour le savoir.
Nettoyage ProPlus, la municipalité et le contrat sont fictifs et ne représentent aucune entreprise ou organisation réelle.
