Les appels d'offres privés au Québec : règles du jeu et où les trouver

Les appels d'offres publics font l'objet de lois détaillées, d'avis sur le SEAO et de recours à l'Autorité des marchés publics. Les appels d'offres privés, eux, se jouent avec beaucoup moins de règles écrites. C'est à la fois une liberté et un risque pour une PME : les occasions sont moins visibles, et les protections reposent surtout sur le droit civil et sur les documents de l'appel d'offres lui-même.

Public ou privé : ce qui change

La Loi sur les contrats des organismes publics encadre les contrats que les organismes publics concluent avec des entreprises. Elle ne s'applique pas aux contrats conclus entre entreprises privées.

Les règles qui s'appliquent quand même

Le donneur d'ouvrage est lié par ses propres règles

Un propriétaire privé peut attribuer un contrat sans passer par un appel d'offres. Mais s'il choisit cette voie, il doit respecter les règles qu'il s'est lui-même imposées et préserver l'égalité entre les soumissionnaires. C'est ce que résume un article de Miller Thomson Pouliot (2011), à partir d'une décision de la Cour du Québec. Les clauses contradictoires de ses documents s'interprètent contre lui.

Il peut prévoir une clause de réserve, par exemple pour ne pas retenir la soumission la plus basse. Il ne peut pas, en revanche, favoriser ou désavantager un soumissionnaire en particulier.

La bonne foi du Code civil

Le Code civil du Québec pose des principes qui valent pour tous, au privé comme au public. Toute personne doit exercer ses droits selon les exigences de la bonne foi (article 6), sans intention de nuire ni de façon excessive et déraisonnable (article 7). Et la bonne foi doit gouverner la conduite des parties à toutes les étapes d'une obligation (article 1375).

Contrat A et contrat B

La jurisprudence décrit souvent l'appel d'offres en deux temps. Quand un soumissionnaire dépose une soumission conforme, un premier contrat, dit contrat A, peut se former entre lui et le donneur d'ouvrage. Quand le donneur d'ouvrage accepte une soumission, le contrat B, le contrat de travaux lui-même, se forme. Ce cadre vient de l'arrêt Ron Engineering de la Cour suprême (1981).

Deux nuances comptent. La Cour d'appel du Québec a précisé en 2006 que la formation du contrat A dépend toujours des conditions de l'appel d'offres. Et la Cour suprême a reconnu en 1999, dans l'arrêt M.J.B., que la décision d'appliquer une clause de réserve relève du pouvoir discrétionnaire du donneur d'ouvrage. Ces décisions ont surtout été discutées dans des contextes publics : au privé, ce sont d'abord les documents de l'appel d'offres qui fixent les règles.

En pratique. Lisez les instructions aux soumissionnaires d'un appel d'offres privé avec autant d'attention qu'un devis public. Ce sont elles qui définissent vos droits.

Le BSDQ, pour les entrepreneurs spécialisés en construction

Le Bureau des soumissions déposées du Québec (BSDQ) est un organisme privé sans but lucratif, fondé par l'Association de la construction du Québec (ACQ), la Corporation des maîtres électriciens du Québec et la Corporation des maîtres mécaniciens en tuyauterie du Québec. Il encadre les soumissions que les entrepreneurs spécialisés présentent aux entrepreneurs généraux. Les soumissions transitent par sa plateforme électronique, TES.

Le BSDQ n'est pas un endroit où trouver des appels d'offres : c'est un mécanisme qui encadre la façon de soumissionner. Ce qu'il faut savoir :

• Les électriciens et les plombiers doivent obligatoirement respecter son Code de soumission, en vertu de leurs lois professionnelles. Les autres entrepreneurs y adhèrent volontairement.
• Le Code s'applique si le maître de l'ouvrage l'exige, ou automatiquement quand quatre conditions sont réunies : les travaux sont au Québec, plus d'une soumission est demandée, le prix atteint 20 000 $ ou plus avant taxes pour la spécialité, et les documents permettent des soumissions comparables.
• Il vise les projets privés comme publics.
• Une garantie de soumission est obligatoire à partir de 100 000 $.
• L'électricité et la plomberie sont assujetties partout au Québec ; les spécialités d'architecture visées varient selon la région.

Où trouver des appels d'offres privés

Les grands entrepreneurs généraux ont aussi leurs propres processus. Pomerleau, par exemple, a adopté en 2017 un système de préqualification centralisée de ses sous-traitants, qui évalue leur capacité d'exécution et leur capacité financière. Être préqualifié, c'est souvent la condition pour être invité.

Pour les appels d'offres publics, consultez plutôt notre guide Où trouver les appels d'offres au Québec.

Ce que regardent les acheteurs privés

Sans grille imposée par la loi, chaque acheteur fixe ses critères. Les documents publiés par de grandes entreprises donnent une bonne idée de ce qui est demandé :

• le prix et la qualité, mais aussi l'excellence opérationnelle et la santé financière (Desjardins);
• les références commerciales et un système de gestion de la qualité, avec les certifications ISO s'il y a lieu;
• la santé et la sécurité : plan, historique des accidents et attestation de conformité de la CNESST;
• l'assurance responsabilité civile;
• la responsabilité sociale et environnementale, de plus en plus évaluée.

En construction, trois documents de plus

• La licence de la RBQ. Le registre public de la Régie du bâtiment indique les catégories de licence, le cautionnement et les restrictions éventuelles d'un entrepreneur.
• Les cautionnements. Il en existe trois : de soumission, d'exécution, et de paiement de la main-d'œuvre et des matériaux. Le cautionnement de soumission est habituellement exigé par les organismes publics, mais tout donneur d'ouvrage peut le demander.
• L'attestation de Revenu Québec. Depuis 2016, elle s'applique aussi aux contrats de construction privés : un sous-traitant doit la remettre à l'entrepreneur quand le sous-contrat, seul ou cumulé dans l'année civile, atteint 25 000 $ avant taxes. Il la remet au plus tard le 7^e jour après le début des travaux, et l'entrepreneur en vérifie l'authenticité au plus tard le 10^e jour.

L'attestation de conformité de la CNESST a aussi un intérêt direct pour votre client : elle le libère d'une éventuelle responsabilité de payer la cotisation que vous devriez à la CNESST. C'est pourquoi beaucoup d'entrepreneurs la demandent.

Comment se préparer

1. Montez un dossier fournisseur prêt à envoyer : présentation, références, assurances, attestations, certifications, licences.
2. Inscrivez-vous aux portails des grandes entreprises de votre région et de votre secteur, même si leurs appels sont sur invitation.
3. Demandez la préqualification auprès des entrepreneurs généraux avec qui vous voulez travailler.
4. Lisez chaque document d'appel d'offres comme un contrat : c'est lui qui fixe les règles du jeu.

La méthode de rédaction est la même qu'au public : notre guide Comment répondre à un appel d'offres public s'applique en bonne partie à une soumission privée.

Questions fréquentes