Appels d'offres publics : l'attestation de l'OQLF, expliquée simplement

Une PME qui soumissionne à un appel d'offres public doit déjà fournir une pile de documents. Depuis le 1^er juin 2025, une pièce de plus s'ajoute pour beaucoup d'entre elles : la preuve qu'elles ont entamé leur démarche de francisation auprès de l'Office québécois de la langue française (OQLF). Sans elle, l'organisme public ne peut tout simplement pas vous accorder le contrat.

D'où vient cette exigence?

Elle découle de l'article 152.1 de la Charte de la langue française, modifié par la Loi 96. Il interdit à l'Administration, ce qui comprend les ministères, les municipalités et les autres organismes publics, de conclure un contrat ou d'accorder une subvention à une entreprise visée par la francisation qui ne démontre pas qu'elle respecte ses obligations. Une entreprise inscrite sur la liste des entreprises non conformes de l'OQLF est aussi exclue.

Deux précisions comptent pour une PME :

• Le seuil est passé à 25 employés le 1^er juin 2025. Il était de 50 auparavant.
• Tous les contrats sont visés, peu importe leur valeur, tout comme les ententes et l'aide financière. Il ne s'agit pas seulement des gros appels d'offres.

Votre entreprise est-elle visée?

Elle l'est si elle emploie 25 personnes ou plus au Québec. Le seuil se calcule en nombre de personnes employées. En cas de doute sur votre décompte, par exemple avec du personnel à temps partiel ou saisonnier, validez-le auprès de l'OQLF avant de soumissionner.

Vous avez 24 employés ou moins? Vous n'avez pas d'attestation de l'OQLF à fournir. La Fédération québécoise des municipalités recommande toutefois de confirmer par écrit votre nombre d'employés au moment de soumissionner, pour éviter toute ambiguïté.

Les quatre documents acceptés

Selon l'étape où vous en êtes dans votre démarche de francisation, l'un des documents suivants fait la preuve :

1. une attestation d'inscription délivrée depuis moins de trois mois;
2. l'accusé de réception de l'analyse de la situation linguistique, transmise depuis moins de douze mois;
3. une attestation d'application d'un programme de francisation en vigueur;
4. un certificat de francisation valide.

Attention aux délais. L'attestation d'inscription ne compte que pendant trois mois. Une entreprise inscrite depuis plus longtemps doit présenter une étape plus avancée : l'accusé de réception de son analyse, son programme ou son certificat. D'où l'intérêt de ne pas laisser traîner la démarche entre deux appels d'offres.

Comment obtenir l'attestation d'inscription

La démarche se fait en ligne et se déroule en quatre temps :

1. L'inscription. Vous inscrivez l'entreprise dans le Portail de l'OQLF. C'est cette inscription qui génère l'attestation d'inscription.
2. L'analyse de la situation linguistique. Dans les trois mois suivant l'attestation, vous évaluez l'usage du français dans l'entreprise (communications internes et externes, documents, outils de travail) et transmettez le formulaire d'analyse.
3. Le programme de francisation, au besoin. Si le français n'est pas généralisé, l'OQLF vous demande un programme de francisation, à remettre dans les trois mois suivant sa demande.
4. Le certificat. L'OQLF délivre le certificat de francisation quand l'utilisation du français est généralisée à tous les niveaux de l'entreprise.

Un comité de francisation n'est obligatoire qu'à partir de 100 employés.

Les autres exigences à vérifier avant de soumissionner

Pour les contrats des ministères et organismes du gouvernement du Québec, la page officielle des exigences énumère aussi :

• la vérification au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA);
• un code d'accès clicSÉQUR, gratuit;
• l'attestation de Revenu Québec, pour les contrats de 25 000 $ et plus;
• le programme d'accès à l'égalité en emploi, si votre entreprise compte plus de 100 employés et soumissionne pour un contrat d'approvisionnement ou de services de 100 000 $ et plus;
• la déclaration relative aux activités de lobbyisme;
• l'autorisation de contracter de l'Autorité des marchés publics, à partir de 5 millions de dollars en construction et d'un million de dollars en services.

Les municipalités et les autres organismes ont leurs propres règles : lisez toujours la section « conditions d'admissibilité » du document d'appel d'offres. Un seul document manquant peut suffire à faire rejeter une soumission, même la moins chère. Notre guide Comment répondre à un appel d'offres public passe en revue les causes de rejet.

En résumé

Si vous avez 25 employés ou plus au Québec, inscrivez-vous à l'OQLF bien avant votre prochain appel d'offres, et gardez à portée de main le document qui correspond à votre étape. C'est une formalité simple, mais qui ne se règle pas la veille du dépôt.

Questions fréquentes